5. Logiciels

En même temps que naît l’Alpi, un service logiciels est créé au sein de l'Agence départementale d’aide aux collectivités numériques (ADACL), afin d’accompagner l’informatisation des collectivités landaises. 

D'association à syndicat mixte

Au départ, seules 13 collectivités sont informatisées, toutes sous le système d’exploitation Prologue, aujourd’hui disparu. Les logiciels distribués concernent les finances, la paie, les élections, l’état civil, la gestion de la population et la petite facturation. Trois agents sillonnent les routes du département pour assurer formation, dépannage et assistance, dans un monde sans télémaintenance, où les logiciels s’installent à l’aide de disquettes.

Le 1er janvier 2004, l’Alpi devient un syndicat mixte ouvert. La compétence de distribution et de maintenance des logiciels de gestion, jusqu’ici assurée par l’ADACL, ainsi que le personnel dédié, sont transférés à l’Alpi.

Des choix mutualisés

Dès l’origine, le principe de mutualisation guide les choix logiciels. Des appels d’offres réguliers, souvent menés avec un groupe représentatif d’utilisateurs, permettent aux collectivités de bénéficier de solutions adaptées, sans avoir à lancer elles-mêmes de procédures complexes.
Peu à peu, l’informatique s’installe durablement dans le quotidien des collectivités. Le virage de la comptabilité publique (avec le passage des nomenclatures M11/M12 à la M14) accélère encore l’adoption des logiciels métiers. Le service se structure : mise en place d’un support téléphonique quotidien, création d’un outil de gestion des tickets d’assistance, diversification des compétences.

Un catalogue en évolution

Au fil des années, le catalogue s’enrichit : logiciels pour l’aide sociale (2003), la télégestion (2004), l’enfance et la jeunesse (2007), les bibliothèques (2010), les cimetières (2015), ou encore la numérisation des actes d’état civil (2017). Le logiciel de paie, lui, intègre de nouvelles fonctionnalités : formation, gestion des ressources humaines, des congés…

Certains logiciels, devenus obsolètes, ou ne répondant plus aux compétences des adhérents, sont abandonnés en chemin, comme la gestion du service technique, de l’eau ou l’urbanisme. Chaque évolution du catalogue est le fruit d’une écoute attentive du terrain.

La réalité du terrain

Pour simplifier le quotidien des collectivités, des interfaces sont créées pour automatiser les échanges entre logiciels. Chorus Pro, Hélios, parapheurs électroniques : l’Alpi fait le lien avec les plateformes nationales. Pour mieux répondre aux réalités du terrain, deux logiciels financiers sont proposés : l’un pour les petites communes, l’autre pour les structures plus complexes.

Les technologies évoluent : de Prologue à MS-DOS, puis Windows et toutes ses versions. Si à l’origine tout est installé sur les ordinateurs des mairies, les logiciels sont désormais en majorité hébergés sur les serveurs sécurisés de l’Alpi, soulageant les collectivités de la gestion des sauvegardes et des mises à jour.

Aujourd’hui, les agents du service maîtrisent un large panel de logiciels métiers choisis pour répondre aux besoins spécifiques des collectivités locales.

Le numérique dans les établissements médico-sociaux

En 2024, l’Alpi a par ailleurs accompagné l’ensemble des SAD (services d’aide à domicile) et SSIAD (services de soins infirmiers à domicile) landais pour la mise en oeuvre du programme ESMS numérique. Ce projet national vise à généraliser l’utilisation du nu mérique dans les établissements médico-sociaux.

L'essor de la paie externalisée

En 2018, l’Alpi crée le service de paie externalisée (la « Pex ») pour répondre à un besoin croissant d’accompagnement des collectivités face à la complexité des règles de gestion RH. Les structures déposent leurs pièces justificatives dans un module sécurisé et les agents de l'Alpi prennent le relais : renseignement des carrières, calcul des salaires dans le respect de la législation, relations avec les différentes caisses, appui aux secrétaires sur les questions RH… L’objectif est simple : sécuriser les paies tout en allégeant la charge administrative des collectivités.
D’abord modeste, le service rencontre très vite un vif succès. En 2025, il devient un pôle à part entière, qui produit chaque mois plus de 5 500 bulletins de salaire (agents et élus) pour 109 collectivités. Le service s’adresse à toutes les structures : de la petite commune avec deux agents à l’établissement réalisant plus de 600 bulletins mensuels. Il prend en charge des paies simples comme des situations complexes : droit privé, Ehpad, SAD, pluriactivité… Les bulletins de salaires peuvent être versés sur un coffre-fort électronique, une autre prestation de l'Alpi. Un accompagnement sur mesure, qui permet aux secrétaires de mairie et responsables RH de se recentrer sur leurs missions de terrain, en toute sérénité.

La caserne Bosquet

À Mont-de-Marsan, le départ du 6e RPIMa de la caserne Bosquet en 2000 a permis la construction d'un nouveau quartier en coeur de ville. Après plusieurs années de travaux, la Maison des communes a investi l'ancien bâtiment du commandement entièrement rénové. Ce bâtiment est mutualisé entre plusieurs structures publiques : le Conservatoire des Landes, le Centre de gestion de la fonction publique territoriale des Landes (CDG40), l'Agence landaise pour l'informatique (Alpi), l'association des Maires des Landes (AML), le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT), l'Agence départementale d'aide aux collectivités locales (ADACL) et le Conseil départemental des Landes.

Inauguration des nouveaux locaux de l'Alpi au sein de la Maison des communes en 2007

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[Témoignage]
Jean Bourden, Vice-président de l’Alpi de 1998 à 2008

L’association, c’était bien. Mais trop fragile. Pour durer, il fallait changer de forme. C’est ce que nous avons fait. Avec un personnel pérenne, des statuts clairs, une vraie reconnaissance institutionnelle, le syndicat mixte permettait de répondre correctement aux besoins croissants des communes. Et de leur éviter les écueils d’un marché mal adapté : trop de petites communes se faisaient vendre des logiciels conçus pour des villes de 30 000 habitants... totalement surdimensionnés.
Après 2004, les besoins, eux, n’ont fait que croître. Informatiser, c’est bien. Mais il faut aussi accompagner. Former. Aider. Et ce n’est pas que pour les collectivités ou les écoles. C’est aussi pour les habitants. On ne peut pas laisser les gens seuls face à des écrans fermés. Remplir une déclaration en ligne peut devenir un calvaire pour certains. Depuis le début, l’Alpi a eu un rôle essentiel pour l’inclusion numérique, avec ses ateliers, ses centres multimédias dans les chefs-lieux de canton.
Je pense que le succès de l’Alpi dans les Landes vient aussi du territoire en lui-même : un département très rural, avec beaucoup de petites communes qui avaient besoin d’accompagnement. Nous avons répondu à ce besoin collectif, et je pense que c’est ce qui a fait la force de l’agence.

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[Témoignage]
Marcelle Dessa, agent de l'Alpi de 2002 à 2012

J’ai été recrutée à l’Alpi pour participer à la création du syndicat mixte. Après trente ans comme comptable dans le privé, j’ai découvert un monde ! En 2003, j’ai contacté tous les adhérents pour expliquer le projet aux élus et les changements que cela impliquait. Renaud, lui, partait à la rencontre des collectivités, grandes et petites, qui n'étaient pas encore adhérentes à l'Alpi. Il fallait convaincre, rassurer. L’adhésion, forcément, allait coûter un peu plus cher que la cotisation associative de dix ou quinze euros. Mais elle ouvrait l’accès à beaucoup plus de services, à de la formation gratuite, à de la mutualisation. Nous avons travaillé sur le montant de l’adhésion, au prorata du nombre d’habitants.
2004 a été une année très intense. Outre le changement de statut, nous avons été rejoints par l’équipe de l’ADACL, et nous avons aussi déménagé dans les locaux de l’espace Harbaux. Nous avons déménagé dans un confetti, et avec sept personnes de plus. C’était rock’n roll, on était les uns sur les autres dans les bureaux… mais toujours dans la bonne humeur.
De 2004 à 2007, j'ai participé au projet de réhabilitation de la Caserne Bosquet, qui verra l'installation de toutes les structures au service des collectivités, regroupées en un seul et même lieu, et qui en mutualiseront la gestion et le fonctionnement.
Moi je pensais que j’allais débarquer dans un monde d’informaticiens froids et fermés : pas du tout ! C’était une vraie équipe. J’ai découvert un univers que je ne connaissais pas. J’ai adoré. Ce n’était pas simple tous les jours, mais on construisait quelque chose d’utile. Pour les collectivités. Pour les gens.

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[Témoignage]
Bernard Subsol, Président de l’Agence départementale d’aide aux collectivités locales (ADACL) de 1998 à 2015

Jusqu’à la transformation de l’Alpi en syndicat mixte, en 2004, les missions du domaine informatique sur le département des Landes reposaient sur deux structure distinctes. D’une part l’Agence départementale d’aide aux collectivités locales, l'ADACL, qui proposait des logiciels de gestion aux collectivités, et d’autre part l’Alpi, pour la maintenance de matériels informatique, et le développement de logiciels et d’internet.
En 2004, Henri Emmanuelli, Président du Conseil général, a souhaité regrouper toutes ces missions dans une même structure publique. Ce regroupement d’activités a nécessité un transfert des personnels du service informatique de l’ADACL vers le nouveau syndicat mixte. Décision délicate mais néanmoins nécessaire, bien comprise par les élus des communes adhérentes qui appelaient souvent l’une ou l’autre des deux structures, ne sachant pas laquelle pourrait résoudre leur problème !
Depuis, l’action de l’Alpi a gagné en lisibilité et en pertinence, faisant du syndicat un établissement public indispensable et innovant pour les collectivités locales, associations et autres structures publiques de notre département.