Enfance-jeunesse : un nouveau prestataire

La Commission d’Appel d’Offres de l’ALPI, qui s’est tenue le 15 octobre, a acté l’attribution du marché sur le logiciel enfance-jeunesse à la société Mushroom.

Une démonstration est organisée le matin du 26 novembre. Le programme et les modalités de participation vous seront communiqués rapidement.

Une migration nécessaire, dans tous les cas

L’évolution de la solution proposée par Abelium nécessitait une migration, sans récupération automatique de toutes les données. Une migration étant donc devenue inévitable, quel que soit le prestataire choisis. Par ailleurs, la partie sur les Relais d’Assistants Maternels, module en place chez plusieurs adhérents, n’était pas encore développée.

Les adhérents invités à donner leur avis en amont

Plusieurs structures ont été invitées à participer aux démonstrations et à partager leur avis : la crèche du CCAS de Mont-de-Marsan, la Communauté de Communes Terre de Chalosse et la Communauté de Communes Cœur Haute Lande.

Les avantages du nouveau logiciel

Après 13 années passées chez l’éditeur Abelium, ce nouveau logiciel CityFamily va offrir de nouvelles possibilités, notamment grâce à son portail famille, plus simple de mise en œuvre et intégrant des possibilités plus larges que l'ancien prestataire.

CityFamily se veut plus simple d’utilisation, à la fois pour les agents, les assistants maternels et les parents.

1.       Il permet une gestion simplifiée pour les familles recomposées :

-          le coefficient familial est attribué à une enfant, et non pas à la famille (ce qui évitera d’avoir à créer plusieurs familles).

-          En cas de garde alternée, les plannings sont gérés automatiquement : période de garde du  père/de la mère. Les agents n’auront plus à savoir qui a la garde pour savoir qui doit faire le pointage.

-          Des contrats peuvent être édités pour chaque parent.

-          En cas de doublon, les contacts sont fusionnés.

2.       Une cartographie est intégrée pour gérer et améliorer les tournées de bus.

3.       Les documents justificatifs sont stockés, avec un archivage d’une année sur l’autre, pour les assurances par exemple,

4.       La copie des plannings est très simple

5.       Pour les assistants maternelles, l’outil permet de connaître en temps réel si une place est disponible chez un collègue, ainsi que se situation géographique.

Ce logiciel permet également :

· de produire l’ensemble des états pour la CAF, MSA, …

· les inscriptions en ligne à partir du portail,

· de suivre les encaissements effectués, impayés, etc… en proposant des alertes,

· de disposer des nouvelles technologies (tablettes ou autres) pour accélérer la gestion des présences et pouvoir les transmettre de façon automatisée dans le progiciel,

· de connaître le taux d’occupation, le personnel présent, les amplitudes horaires, ….

· une gestion d’alerte et de statistiques permettant de suivre les évolutions de chacune des structures.

Possibilités de co-financement par la CAF

Extrait du règlement intérieur des subventions et/ou prêt octroyés aux œuvres privées et/ou collectivités territoriales sur fonds locaux voté en juin 2020 :

Concernant les investissements relatifs à l'informatisation dédiée à la gestion des structures :

"Aide maximale de 50 % du coût du projet dans la limite de 3 000 € de subvention par type d’équipement (EAJE/RAM/ALSH/Centre social/LAEP) pour l’achat de matériel informatique dédié à la gestion des structures intégrant les dépenses suivantes : logiciel de gestion, matériel de pointage (tablette, borne, crayon optique…), imprimante, formation initiale des utilisateurs, coût de la 1ère année de maintenance.

Cette aide est mobilisable pour une première acquisition ou un renouvellement au terme d’une période d’utilisation de trois ans."

Les gestionnaires concernés peuvent se rapprocher du service P-Dis via leur conseiller territorial référent pour toute précision.

Calendrier

Le montant des prestations sera voté lors du prochain comité syndical de l’ALPI.

Les migrations des premiers sites commenceront début 2020.

En attendant la migration de tous les sites, l’ALPI continuera à assurer la maintenance sur Abelium.