Adresses mail des collectivités : utiliser un nom de domaine professionnel n'est plus une option

Oubliez les messageries grand public. L’utilisation d’adresses mail gratuites (chez Orange, Gmail ou Hotmail par exemple) ne convient pas à une collectivité, quelle que soit sa taille. Cette pratique, encore très répandue, pose en effet des problèmes en termes d'image, de sécurité et de conservation de l'information.
Aujourd'hui, pour sécuriser votre collectivité, encadrer le traitement des emails et protéger les données des destinataires, l’usage d’un nom de domaine professionnel n'est plus une option.

- Pour renforcer la confiance des administrés
Les adresses mails gratuites sont associées à un certain amateurisme et génèrent la méfiance, à l’heure où les escroqueries comme le phishing se multiplient. Avec une signature de mail soignée, une adresse professionnelle en @macollectivite.fr rend vos communications bien plus officielles et rassurantes.

- Pour éviter de se retrouver dans les spams
Avec un nom de domaine professionnel, vos courriers n’atterriront (presque) plus jamais dans le dossier spam de vos interlocuteurs.

- Pour renvoyer à votre site internet
Si vous avez un site internet macollectivite.fr, vos adresses mail en @macollectivite.fr utilisent le même nom de domaine et vos messages gagnent en légitimité.

- Pour conserver les données
Si votre adresse est sous un nom de domaine de type «?xxx@orange.fr?», en cas de changement de fournisseur d’accès à internet, votre boîte mail sera perdue et vos messages également. A contrario, si vous avez une boîte mail professionnelle, en cas de changement d’opérateur, il n’y aura aucun impact sur votre messagerie.

- Pour sécuriser les données à caractère personnel
Le règlement européen sur la protection des données (RGPD) qui s'impose aux collectivités prévoit la sécurisation de l'ensemble des traitements de données par la mise en œuvre de moyens techniques permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services. À ce titre, une messagerie professionnelle présente de meilleures garanties qu'une messagerie «?grand public?».

- Pour créer des adresses nominatives et de services
Quand votre adresse mail est liée à un nom de domaine, vous êtes libres de créer les adresses que vous voulez. Une adresse par agent, par exemple prenom.nom@macollectivite.fr, mais aussi par service, comme finances@macollectivite.fr.

- Pour assurer la traçabilité des échanges
Travailler avec une adresse mail professionnelle nominative associée à une adresse "générique" rattachée à un service permet d'améliorer la collaboration et la traçabilité des échanges dans votre correspondance avec vos administrés et vos partenaires. Dans certains cas, la création d'une telle adresse peut même être une obligation (exemple : la dématérialisation des autorisations d'urbanisme).

Comment obtenir une adresse e-mail professionnelle ?

L’Alpi met à la disposition de ses adhérents une solution de messagerie collaborative appelée Zimbra, couplée à la solution d’antispam VadeSecure.

La prestation de l’Alpi comprend :

• l’hébergement des données au sein de notre data center,
• la sauvegarde des e-mails,
• la récupération des e-mails supprimés pendant un mois maximum,
• un agenda partagé,
• un carnet d'adresses,
• la synchronisation avec les smartphones
• et entre 1 et 10 Go de stockage par boîte aux lettres.

Afin de bénéficier d’une ou plusieurs adresses emails sur le serveur Zimbra, vous devez être propriétaire d’un nom de domaine. Si vous n’en avez pas encore, l’Alpi vous aiguillera vers un registrar et pourra éventuellement prendre la délégation technique pour effectuer les paramétrages nécessaires au déploiement de vos adresses mail personnalisées.

Sources : Adico lettre n°47 mars 2022 – Alpi